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La Banque Scotia accorde la plus haute
importance à ses mesures de contrôle
interne, lesquelles comprennent la surveillance
étroite de la gestion, des vérifications
internes et externes et l’application
rigoureuse du Code d’éthique de la Banque
Scotia. Ces mesures de contrôle reposent sur
des structures et des procédures en tous
points conformes aux plus récentes lignes
directrices en matière de régie interne
adoptées par la Bourse de Toronto. Les
personnes qui désirent un compte rendu plus
détaillé des pratiques de la Banque Scotia en
ce qui a trait à la régie interne peuvent se
reporter à la Circulaire de la direction
sollicitant des procurations qui accompagne
l’Avis de convocation à l’assemblée annuelle
envoyé à tous les actionnaires.
Un conseil d’administration solide et efficace joue un rôle
décisif dans la protection des intérêts des actionnaires et la
maximisation de la valeur qu’ils retirent de leurs investissements
dans la Banque.
Le mandat du conseil d’administration est de surveiller
l’orientation stratégique et la structure organisationnelle de la
Banque, de même que la planification de la succession à la
haute direction. Tous les ans, le conseil évalue la stratégie de
la Banque par rapport au secteur des institutions financières
dans son ensemble. Il passe ensuite en revue et approuve les
politiques et les procédures dans les domaines liés à la gestion
du risque, notamment le crédit, le capital, le change, les
métaux précieux et communs, les taux d’intérêt, les liquidités,
les portefeuilles de titres, les évaluations immobilières, les produits
dérivés, l’environnement et les actifs à l’étranger.
Les attributions du conseil ne se limitent cependant pas
à la planification stratégique. Parmi ses autres importantes
fonctions, mentionnons la nomination des membres de la
haute direction, notamment du chef de la direction. Le comité
des ressources humaines aide le conseil à évaluer le rendement
de la direction sur la base de renseignements de nature
qualitative et quantitative.
De plus, le conseil revoit périodiquement les états financiers
consolidés de la Banque, ainsi que le rendement des divisions
et des principales filiales. Il compare et mesure les résultats
obtenus par rapport aux plans de bénéfices antérieurement
établis et approuvés, par rapport aux résultats des exercices
passés et au rendement de nos pairs du secteur bancaire.
À la fin de l’exercice, le conseil d’administration de la Banque
comptait 22 membres, notamment des dirigeants d’entreprises
et des personnalités en vue de la communauté, actives au
niveau régional, national et international, qui apportent à la
Banque une somme considérable de connaissances et d’expérience.
Globalement, la taille et la composition du conseil
d’administration de la Banque Scotia reflètent les particularités
de sa clientèle sur l’ensemble du territoire, les collectivités
au sein desquelles elle exerce des activités et la diversité de
ses opérations internationales. Le comité de régie interne du
conseil, dont les membres sont tous indépendants et sans lien
avec la haute direction, sélectionne, évalue et recommande
des candidats au poste d’administrateur.
Les comités permanents du conseil sont au nombre de
six, à savoir les comités de vérification, de révision, de régie
interne, de direction, des ressources humaines et du régime de
retraite (voir la Circulaire de la direction sollicitant des procurations
pour une description des attributions de chaque
comité). Tous les administrateurs font partie d’au moins un
comité permanent et, à l’intérieur des comités, il y a renouvellement
par roulement des membres. Les membres des
comités permanents sont en majorité des résidents canadiens
et des administrateurs indépendants conformément aux
lignes directrices de la Bourse. Dans le cas du comité de vérification
et du comité de révision, cependant, tous les membres
sont indépendants et aucun ne fait partie du Groupe
Banque Scotia.
On compte également trois comités consultatifs
régionaux constitués dans les régions du Québec, des Prairies
et de la Colombie-Britannique/Yukon. Ces comités permettent
à des administrateurs de participer plus activement aux
affaires de la Banque dans les régions où ils ont leur domicile,
donnent des conseils d’ordre général à la direction locale de
ces régions et y étudient les occasions d’affaires.
La responsabilité du conseil d’administration de la Banque
Scotia est assurée, d’une part, par l’observation stricte des
lignes directrices de la Bourse et de la réglementation gouvernementale
et, d’autre part, par l’adoption de règles et de
normes internes. Tous les administrateurs, dirigeants, et
employés de la Banque sont tenus de se conformer au Code
d’éthique de la Banque Scotia. Le comité de vérification
approuve les politiques de contrôle interne de la Banque
Scotia et le conseil a la responsabilité de la surveillance de l’intégrité
du système de contrôle interne. Conformément au
Programme d’évaluation des risques et de déclaration établi
selon les normes de la Société d’assurance-dépôts du Canada,
la Banque procède à une auto-évaluation annuelle globale
dans le but d’établir dans quelle mesure elle se conforme à
certaines politiques et procédures de base, et elle communique
les résultats de cette auto-évaluation au conseil et aux
organismes de réglementation.
De plus, de rigoureuses procédures internes relatives à
la conformité font partie intégrante de la structure et des
opérations quotidiennes de la Banque. Le service Conformité
du Groupe Banque Scotia veille à aligner divers programmes et
initiatives internes en matière de conformité sur les meilleures
pratiques du secteur bancaire et à ce qu’ils tiennent compte
de l’évolution du marché et des nouvelles initiatives d’affaires.
Ces programmes et initiatives comprennent le Code d’éthique
de la Banque Scotia, le Programme de conformité du Groupe
Banque Scotia et son infrastructure (notamment le réseau
d’observation de la réglementation du Groupe Banque
Scotia), le système de gestion de conformité à la Loi sur les
banques et autres programmes spécialisés de conformité.
Le réseau d’observation de la réglementation regroupe
des responsables de la conformité qui ont pour fonction de
veiller à la conformité en ce qui a trait aux filiales, aux services
et aux opérations commerciales.
Les plaintes non résolues des clients sont entendues et
traitées avec impartialité par l’ombudsman de la Banque qui
relève directement du chef de la direction. L’ombudsman est
habilité à revoir toutes les décisions prises au sein de la
Banque touchant le service à la clientèle offert aux particuliers
et aux petites entreprises, et à faire des recommandations à
leur sujet.
En dernier ressort, pour un examen indépendant de la
situation, les particuliers et les petites entreprises peuvent
s’adresser directement à l’Ombudsman bancaire canadien.
Les administrateurs honoraires n’assistent pas aux réunions du
conseil d’administration et ne reçoivent pas de rémunération.
Malcolm R. Baxter
Saint John (Nouveau-Brunswick)
Kenneth V. Cox, D.Sc., LL.D.
Saint John (Nouveau-Brunswick)
L’Honorable Henry N.R. Jackman
Toronto (Ontario)
John J. Jodrey, C.M., D.C.L.
Hantsport (Nouvelle-Écosse)
Le Très Honorable
Lord Keith of Castleacre
Londres, Angleterre
Gordon F. MacFarlane
Surrey (Colombie-Britannique)
Donald Maclaren
Ottawa (Ontario)
Gerald J. Maier
Calgary (Alberta)
Malcolm H.D. McAlpine
Herts, Angleterre
H. Harrison McCain, C.C., LL.D.
Florenceville (Nouveau-Brunswick)
I. McDougall
Lynbrook, New York
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William S. McGregor
Edmonton (Alberta)
David E. Mitchell, O.C.
Calgary (Alberta)
David Morton
Westmount (Québec)
Sir Denis Mountain, Bt.
Londres, Angleterre
Paul J. Phoenix
Burlington (Ontario)
Robert L. Pierce, C.R.
Calgary (Alberta)
David H. Race
Toronto (Ontario)
Cedric E. Ritchie, O.C.
Toronto (Ontario)
Thomas G. Rust, C.M., LL.D.
Vancouver (Colombie-Britannique)
Marie Wilson, C.R.
Toronto (Ontario)
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